Dépenses professionnelles, des entreprises oublient l’importance des justificatifs

retrait bancaire au guichet

Les nouvelles technologies ont permis de mettre au point des solutions de paiement sécuritaires et pratiques pour les entreprises. Cartes virtuelles, cartes d’entreprises… Ces outils modernes qui simplifient le suivi et l’analyse des dépenses professionnelles ont toutefois conduit certaines directions financières à oublier l’importance de conserver les justificatifs et à omettre de déclarer ces sorties d’argent.

Des règles strictes

Peu importe le moyen de paiement utilisé, tous les frais engagés par une entreprise doivent avoir un justificatif. Il doit être possible de retracer toutes sorties d’argent dans le cadre des activités de la société, et de les inclure dans le coût total d’un déplacement, d’un projet, etc. Le processus est d’ailleurs strictement réglementé.

Séduits par la simplicité et l’aspect pratique des solutions de paiement modernes, les directions financières et leurs collaborateurs oublient parfois les règles applicables vis-à-vis de l’administration fiscale concernant ces dépenses professionnelles.

De plus en plus d’entreprises rechignent à utiliser des solutions d’enregistrement et de traitement des notes de frais. L’excuse avancée est notamment la possibilité de suivre les détails des dépenses des notes de frais des salariés. De ce fait, la problématique de remboursement ne se pose plus.

Allier moyen de paiement et gestion des notes de frais

Dernièrement, une ETI s’est retrouvée lourdement pénalisée suite à un contrôle URSSAF à cause de cette négligence.

ImportantPour l’administration fiscale, à chaque dépense doit correspondre une pièce justificative, incluant éventuellement les détails de la prestation, comme les frais kilométriques ou encore les montants des forfaits, etc. Il importe également de déclarer tous les achats et frais engagés.

Le fisc peut exiger à tout moment la présentation des factures fournisseurs des dix dernières années.

Toutes ces raisons font que les entreprises gagnent à utiliser une solution de gestion des notes de frais en plus des moyens de paiement modernes. Grâce à ces outils nouvelle génération, il est possible d’automatiser le traitement des dépenses professionnelles, et d’en collecter, vérifier et classer les justificatifs.

Aujourd’hui, les offres en la matière se multiplient. Pure players et start-ups non spécialisées se disputent le marché des solutions de paiement et des logiciels de gestion des notes de frais.

 

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