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De nombreux salariés n’apprécient pas le système de note de frais pour le remboursement de leurs dépenses professionnelles, principalement en raison des nombreuses formalités à remplir. Aujourd’hui, les entreprises proposent une alternative à leurs employés : la carte bancaire corporate. En plus de faciliter le remboursement des employés, cette solution optimise la gestion des frais professionnels pour les décideurs financiers des sociétés. Gros plans !
Dans le cadre de l’exercice de leur métier, certains salariés peuvent engager des dépenses dans l’intérêt de leur employeur (frais de repas, frais de déplacement, frais de logement, etc.). Pour rembourser ces frais professionnels, les entreprises utilisent souvent le système des notes de frais. Les notes de frais se matérialisent souvent sous la forme d’une fiche que l’employé doit remplir et remettre à la société.
Bien qu’elle soit couramment utilisée par les entreprises, cette solution n’est pas la plus simple ni celle que les employés demandent le plus. Ces derniers plébiscitent à présent la carte paiement de frais professionnels.
Le système des notes de frais pour le remboursement des dépenses n’est pas apprécié par les salariés dans la mesure où la procédure engagée renvoie à un suivi très précis. Montant et motif de la dépense, justificatif, avance de frais… Autant d’éléments qui sont contrôlés par l’entreprise avant qu’elle ne procède au remboursement. Sans mentionner que les employés perdent plus de 20 minutes par note de frais réalisée.
Cette solution paraît efficace lorsqu’il s’agit de dépenses ponctuelles ou à faibles montants. Toutefois, pour les employés effectuant des dépenses régulières ou des dépenses conséquentes en termes de montant, une autre formule semble plus judicieuse : la carte bancaire corporate.
La carte corporate est une carte bleue adossée à un compte bancaire ouvert au nom de l’entreprise. Chaque paiement réalisé par un employé grâce à sa carte corporate est ainsi directement prélevé sur le compte en question. Cela évite ainsi aux salariés d’effectuer des avances de frais, ce qui est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles ils apprécient particulièrement cette solution.
Du côté de l’employeur ou du responsable hiérarchique, ses tâches sont allégées étant donné qu’il a accès au relevé des frais bancaires pro engagés par chaque salarié. Comme il n’y a plus de formulaire de remboursement à remplir et que le relevé de compte affiche les différents détails relatifs à la dépense (la date, le lieu et le montant), le suivi se trouve en effet facilité.
Enfin, un compte bancaire rattaché à une carte corporate permet une gestion optimale des frais professionnels des employés étant donné que l’entreprise a la possibilité d’effectuer un bilan du montant alloué à chaque type de dépenses (restauration, transport, matériel, etc.). Disposant ainsi d’une plus grande visibilité sur les dépenses, la société peut par conséquent déterminer sur quel point des économies peuvent être réalisées.
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