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Plusieurs cas d’incident risquent de détériorer un document important. Citons parmi ces divers sinistres l’incendie, l’inondation et le vol. Afin de prévenir ces événements qui jouent en sa défaveur, le titulaire d’une pièce administrative songera à une numérisation et surtout à un stockage en ligne. Avant cette démarche, une sélection des documents s’impose.
Vu leur importance, les pièces administratives et les documents s’accumulent chez leur propriétaire. Le rangement et le classement deviennent fastidieux. Pour filtrer et stocker ses dossiers, le titulaire procèdera d’une façon méthodique. Cela consiste notamment à numériser les documents qui lui semblent plus importants.
Pour ce faire, il recourra à un stockage numérique. Depuis son ordinateur, il peut en effet créer un dossier contenant ces paperasses après avoir procédé à un scan. Il les postera ensuite sur un système d’archivage en ligne.
Avant la numérisation, il reste préférable pour le titulaire de passer par un tri.
Pour la conservation des vieux papiers, diverses possibilités s’offrent aux particuliers. Grâce à la vulgarisation de l’informatique, l’usager peut recourir à un coffre-fort numérique. Appelé également porte-documents électronique, ce système d’archivage en ligne sert entre autres à stocker les différentes pièces administratives. L’utilisateur ajoutera manuellement sur son coffre-fort numérique les dossiers enregistrés dans son ordinateur.
Pour en bénéficier, le propriétaire du document doit seulement disposer d’une connexion internet. Un grand nombre de coffres-forts numériques sont disponibles gratuitement sur Internet. En conséquence, l’usager se trouve devant l’embarras du choix. Par ailleurs, les clients peuvent demander aux fournisseurs et prestataires de services de leur transmettre leurs factures et relevés sur leurs comptes.
Avant de procéder à un rangement, le propriétaire procèdera à un tri. Il s’agit ici d’une méthode qui l’aidera à conserver seulement les pièces les plus importantes. Il reste pratique à cet effet de garder les documents par ordre de priorité et par validité. Notons à titre d’exemple le cas des documents concernant les comptes et les épargnes. Quand le client décide de clôturer un compte, la validité de ces pièces diminue à partir de la cinquième année qui vient après la clôture.
En ce qui concerne l’importance des documents, le propriétaire mettra en priorité les pièces concernant les décès. Pour ces types de document, la validité s’étale sur une durée assez prolongée.
En effet, un document concernant le décès sert de pièce justificative dans le cadre d’une succession ou pour la réclamation d’une dette. En outre, les héritiers d’une personne défunte peuvent éventuellement recevoir une réclamation sur le paiement d’une prestation sociale notamment pour une durée de 5 ans.
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